Te suenan estas situaciones en la empresa:

  • “Nos ha llamado la jefe que nos quiere ver en 5 minutos”
  • “Nos vemos en una reunión dentro de 15 minutos” / ¿Pero para qué?/ No se lo ha dicho el Director de Área”
  • “Disculpa, tienes el informe último sobre la tendencia del mercado en función de la edad de consumo”
  • “Te vienes a tomar un café, y así descansamos un poco”
  • Tirorariro: Sonido del wasap, twiter, e-mail o de cualquier dispositivo que nos avisa que debemos prestarle atención (técnica utilizada en las máquinas tragaperras en los bares en el Siglo XX)

Estas, y otras muchas situaciones, suelen ser interrupciones que cortan nuestra concentración y producen una invasión constante en nuestra gestión del tiempo llevándonos a consecuencias desastrosas:

  • ConcentraciónAl desconcentrarnos debemos incorporar un esfuerzo mental para volver a la actividad que estábamos haciendo. Esto supone un tiempo perdido y la posibilidad de tener errores
  • Nuestra organización del trabajo se ve modificada y eso produce que podamos incumplir plazos fijados e incluso un desvío de objetivos al dar cabida a temas no prioritarios de manera inmediata
  • Se produce una desvinculación con la responsabilidad de nuestras tareas al ser constantemente interrumpido e incapacitado para avanzar en nuestra función en el puesto de trabajo
  • Puede generar una “mala leche” en la persona que sufre la interrupción ya que le imposibilita comprometerse con sus tareas y obligaciones para atender unas prioridades diferentes en formato de urgencia

Algunos estudios demuestran que los centros de trabajo son un cúmulo de distracciones e interrupciones que impiden la concentración, merman la productividad, dañan los resultados de una organización y perjudican los objetivos comunes de la empresa.

Por eso abogamos muchas veces que las tareas que exigen concentración se hagan en lugares cerrados y donde la persona no pueda ser interrumpida.

Se ha puesto de moda el Open Space donde nadie tiene un lugar de trabajo asignado, y todo el mundo está en espacio abierto para que “todos se enteren de todo”. Esto puede perjudicar a la productividad por varias razones:

  • ConcentraciónEl ruido ambiental genera absoluta desconcentración. Las charlas de los demás, los teléfonos sonando (constantemente), el ruido que producen las maquinas (ordenadores, teléfonos móviles, máquinas expendedoras, fotocopiadora,…), y sobre todo las dichosas interrupciones generan un ambiente de escasa o nula capacidad para concentrarse
  • Se produce una especie de tensión al sentirse vigilado por todos. No hay un momento de relax, me están mirando.
  • No hay “intimidad”. Todo lo que hacemos es motivo de observación por el jefe o jefa o por cualquiera. Sin respiro no hay descanso, y eso genera stress y ansiedad

No se trata de ir contra los espacios abiertos, que tienen también sus ventajas. Se trata de generar espacios de concentración donde las personas pueden permitirse no ser interrumpidas. Pueden ser salas individuales, lo más aconsejables, o salas del silencio, donde no se permita ningún ruido que pueda generar desconcentración (ni móviles ni nada que se le parezca).

ConcentraciónIgualmente defendemos que haya espacios de diversión y relax. Que puede ser el sitio de la máquina de café, aislado del resto de la oficina, o bien un espacio donde se pueda hablar, compartir, reír, escuchar música o reunirse informalmente para debatir sobre algún proyecto. Estas Salas de la Alegría como las denominan algunas empresas que esta alineados con Fun Spaces, suelen servir para activar la energía y poder tener un merecido descanso para poder afrontar el resto de la jornada.

Ambos espacios son compatibles y permiten gestionar la productividad de las personas tanto en el ámbito de la diversión y carga de energía, como en el de la concentración.

Sugerencias a los jefes:

  • No interrumpa a las personas de su equipo si no es estrictamente necesario.
  • En caso de interrupción que sea breve y directa
  • No convoque reuniones exprés si no es por una buena causa que lo justifique
  • Comuníquese con sus empleados en espacios privados y con cierta tiempo de antelación para avisarles y que lo prevean
  • Sea respetuoso con la agenda de los demás, para que lo puedan ser con la suya

Y si todo esto no funciona, es la hora de plantearse que las personas que necesitan concentrarse en sus tareas puedan teletrabajar.

Y a ti ¿te interrumpen mucho en tu trabajo?